Personvernerklæring

1.     Innledning

OSS & RM er opptatt av at du skal ha tillit til oss i forhold til hvordan vi behandler dine personopplysninger. I denne personvernerklæringen forklarer vi derfor hvorfor vi samler inn informasjon om deg, hvordan vi bruker denne informasjonen og hvordan vi tar hensyn til ditt personvern.

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Dette kan for eksempel være navn og kontaktinformasjon, personhistorikk, kompetansebevis/attester eller informasjon om interesser.

Bruk av personopplysninger må følge personopplysningsloven. Vi, som behandlingsansvarlig, vil sørge for at vi bruker personopplysninger om deg i samsvar med lovens regler.

2.     Hvilke personopplysninger innhenter og lagrer vi om deg

Avhengig av hvilken informasjon du gir oss, hvordan du bruker våre tjenester, og hvilke tillatelser du gir oss, oppbevarer vi disse opplysningene om deg:

• Opplysninger du gir om deg: Informasjon du oppgir på skole, søknadsskjema, intervjuer, i samtaler; som navn, personnummer, adresser, telefonnummer, e-post adresser, SMS og personlige opplysninger/interesser, cv, kompetansebevis/karakterutskrift og attester.
• Kommunikasjon: Informasjon du gir oss når du har kontakt med våre fagkonsulenter eller daglig leder via e- post, SMS, telefon eller dokumentasjon.
• Opplysninger om bruk på nettsidene: Informasjon vi får når du bruker vår nettside.
• Opplysninger fra Vestfold og Telemark Fylkeskommune: Informasjon vi får fra våre samarbeidspartnere, som skole, fylkeskommuner og bedrift som er relevant for din lærekontrakt/opplæringskontrakt.

3.     Hva bruker vi ditt samtykke av personopplysningene til

Vi bruker personopplysningene dine til følgende formål:

1. Registrere deg som søker: Informasjon vi mottar fra deg bruker vi til å registrere deg som søker, og yte vår service så du kan oppnå godkjent lærekontrakt.
2. Informasjon for å søke, etablere og avslutte lærekontrakt/opplæringskontrakt: Vi bruker opplysningene for å kunne tilby deg en bedrift og en lærekontrakt/opplæringskontrakt som i størst mulig grad er tilpasset deg og dine behov og interesser. Vi er også avhengig av dine personopplysninger for å kunne registrere deg som en godkjent lærling /lærekandidat med godkjent lærekontrakt og melde deg opp til fagprøve/kompetanseprøve.
3. Service og oppfølging: Vi lagrer opplysninger som du gir og mottar dersom du er søker eller har lærekontrakt med oss, for å yte service og administrere ditt læreløp og avlegge slutteksamen og Fag-/ svenneprøve.
4. Bruk av opplysninger: Vi bruker opplysningene for å kunne gi deg god relevant veiledning og tilrettelegging av opplæringen.

Det rettslige grunnlaget for formål 1 til 4 er rettslig begrunnet i at vi bruker opplysninger til å følge opp, så du kan få en godkjent lærekontrakt og avlegge fagprøve som faglært, i tillegg til vår berettigede oppgave med å kunne oppfylle Opplæringslovens pålegg med å etablere en godkjent lærekontrakt, og yte kvalitetssikret veiledning og oppfølging i hele læreperioden. Samtidig ønsker vi å kunne gi deg tilbakemeldinger og oppdateringer underveis i søkeperioden og i læretiden.

4.     Hvem deler vi personopplysninger med

Vi deler personopplysninger med selskaper som leverer tekniske og administrative tjenester til oss, slik som IT-leverandører. Vi har avtaler med disse for å sikre ditt personvern.

Vi kan utlevere opplysninger i enkelttilfeller, eksempelvis til offentlige myndigheter, ved mistanke om lovbrudd.

Når du godtar samtykket, kan vi dele dine personopplysninger med våre samarbeidspartnere som beskrevet i ditt samtykke. Dette kan f.eks. være Fylkeskommunen, skoler og bedrifter, når det er nødvendig for at du kan starte og fullføre din lærekontrakt.

5.     Hvor lenge lagrer vi personopplysninger

Vi lagrer opplysninger om deg, kun så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet de ble innhentet for, eller dersom vi er pålagt å lagre opplysningene. Opplysningene vil slettes eller anonymiseres når de ikke lengre er nødvendige for å oppnå formålet. Under er en oversikt over hvor lenge vi lagrer dine opplysninger:

• Opplysninger om deg: Hvis du er lærling/lærekandidat hos oss, oppbevarer vi opplysningene om deg så lenge det er relevant for uthenting av statistikker, prognoser og utbetaling av lærlingtilskudd som skjer etterskuddsvis. Minimum 5 år etter endt læretid.
• Opplysninger om bruk på nettsidene: Vi lagrer informasjonen din så lenge lærekontrakten er aktiv.
• Kommunikasjon: Vi lagrer kommunikasjon med deg i 2 år etter endt læretid da det kan kommer til nytte ved f.eks. klager eller krav.

6.     Dine rettigheter

Du ha rett til å be oss å:

• Gi deg ytterligere informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
• Gi deg en kopi av personopplysninger om deg.
• Oppdatere dine personopplysninger.
• Slette opplysninger som vi ikke lengre har grunnlag til å oppbevare.
• Begrense eller stoppe behandlingen av dine opplysninger
• Gi deg opplysninger du har gitt til oss i en strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format eller, der det er teknisk mulig, be oss om å overføre disse til en annen virksomhet.
• Trekke tilbake eventuelle samtykker du har gitt oss.

Vær klar over at det finnes begrensninger i disse rettighetene. Ta gjerne kontakt med oss hvis du vil ha mer informasjon om dette.

Hvis du mener at vi behandler personopplysninger i strid med personopplysningsloven, har du rett til å klage til Datatilsynet. Før du eventuelt gjør dette, vil vi gjerne at du kontakter oss slik at vi kan besvare dine spørsmål eller oppklare eventuelle misforståelser.

7.     Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil få beskjed om endringer av betydning. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på nettsiden/appen.

8.     Kontaktinformasjon

Hvis du ønsker å komme i kontakt med oss i OSS & RM Opplæringskontoret, kan du benytte følgende kontaktinformasjon:

Kontaktperson: Hanne L. Sondresen
Telefonnummer: +47 90 74 30 62
E-postadresse: hanne@ossrm.no
Adresse: Rødmyrlia 9, 3735 Skien